Gestão do Tempo é o processo de organizar e planear como o tempo deve ser dividido entre as diversas atividades de uma rotina. Diz respeito à quantidade de tempo despendido para executar cada tarefa do dia a dia.
Uma eficaz Gestão do Tempo requer uma mudança do foco que se dá tanto para as atividades quanto para os resultados. Muitas pessoas associam o “estar ocupado” com produtividade. Na verdade, estar ocupado não é o mesmo que ser eficaz. Verifique:
Quantas vezes já iniciou diversas tarefas durante o dia e não conseguiu concluir nenhuma? Ou caso tenha conseguido concluir alguma, mas sabe que poderia ter um resultado melhor?
Isso acontece justamente porque, de maneira geral, estamos acostumados a ter que dividir a nossa atenção com um número variado de tarefas que vão surgindo durante a nossa rotina. Sabemos que isso é igual para todos e que no atual mundo corporativo temos que pensar e agir rapidamente. Torna-se, então, imperativo a correta utilização do nosso tempo (pessoal e profissional).
Tal como referiu Peter Drucker “O Tempo é o recurso mais escasso e, a não ser que seja gerido, nada mais pode ser gerido…”
Deixamos de seguida sete dicas que podem ser utilizadas para uma melhor Gestão do Tempo:
seja determinado
Tomada a decisão, viva com ela. Não ande sistematicamente a pensar na mesma e a ajustá-la a toda a hora, ao sabor do vento, dos possíveis Clientes ou de modas.
Não arranje desculpas para os outros. Não arranje desculpas para si.
pense antes de fazer ou o famoso “measure twice, cut once”
Os carpinteiros aprenderam a evitar cometer erros da maneira mais difícil. Fizeram-no com o erro. Cortavam a madeira de forma errada, o que significa: peça inutilizada.
Assim, se pensaram antes no que vão fazer, guiando-se pelo “Measure twice, cut once”, medir duas vezes e cortar depois, diminuem a hipótese de errarem.
Não queremos com isto afirmar que deixemos de ser criativos, inventivos ou ousados…mas pensem cuidadosamente nas decisões que vão tomar.
Aproveite os tempos mortos
No nosso dia-a-dia temos inúmeros tempos mortos. Para além das pausas indispensáveis e saudáveis que temos que efetuar, há muitas outras pausas perfeitamente dispensáveis.
Clássicas podem ser a espera para uma consulta médica ou sessão de fisioterapia na bicicleta estática. Durante algum (muito) tempo não saímos no mesmo lugar. Podemos aproveitar este tempo para uma TED TALK, eliminar mensagens / e-mails (esta alternativa é excelente para aqueles 5m que sabemos ter pela frente sem nada que fazer) ou responder a alguns e-mails que não careçam de uma resposta muito estruturada ou comprometedora. Telefonemas de cortesia também pode ser uma hipótese.
Por fim, há quem faça meditação ou speed ioga.
Não quero deixar de reforçar o [ELIMINAR] emails. E das tarefas mais importantes e simples que se pode fazer nos dias de hoje.
faça uma lista e retire a informação do cérebro
Só o título deve ser suficientemente explicativo. Não deixe tudo o que tem de fazer a rodopiar na sua cabeça. Escreva os TO-DOS onde achar que fazem mais sentido (PC, Telemóvel …) e liberte o seu cérebro para o que é mais importante, PENSAR e EXECUTAR. O facto de escrever também o ajuda a delegar.
Notas:
Não há quem consiga lembrar-se de tudo.
O futuro, entenda-se os anos a passar, não nos vai favorecer a memória.
riscar tarefas
Pode riscar tarefas porque as concretizou. Óptimo.
Pode riscar tarefas porque estão sobrepostas com outras. Vai então ter que optar qual fazer e qual deixar para trás.
Pode riscar tarefas porque alguém as fez por si (pelo menos está feita). Melhor ainda se as delegou.
Pode riscar tarefas porque já não fazem sentido (bom, mau…logo se verá)
Mas pode também riscar tarefas porque a carga de trabalho que tem já não lhe vai permitir efetuar a mesma. Neste caso convém que elimine alguma / algumas para não ficar angustiado, nervoso e falhar a compromissos.
E-MAILS, ELABORO-OS CURTOS E ATUALIZE O ASSUNTO
Recebemos cada vez mais emails. São emails disto, daquilo e de mais algum lado. Juntam-se newsletters, spams e emails a comunicar que recebemos uma herança inesperada.
Por isto tudo, faça emails curtos e concisos (que não assustem quem vai ler). Não envie comunicação para todos que conhece, mesmo que seja em Cc.
Outro dado importante é a atualização do assunto. Não escreva por cima do mesmo assunto só porque os destinatários são os mesmos. Tente ser preciso e atual nas mensagens.
Por fim, não descure todo o potencial da tecla [DELETE].
REGRA DAVID ALLEN OU DOS 2 MINUTOS
Se uma tarefa leva menos de dois minutos, faça-a logo. Fica o assunto resolvido. Muitas das tarefas que temos pela frente são curtas. Podem mesmo carecer só de um simples [DELETE]. Dai a importância da dica #7. Ajude os outros também a resolver os seus problemas.
Deixamos ainda três regaras de ouro no que diz respeito à gestão do tempo:
- Gestão do Tempo diz respeito ao tempo que é gasto nos lugares certos para fazer as tarefas certas;
- Gestão do Tempo está relacionado ao conhecimento de prioridades, obrigações e da sua agenda;
- Gerir o Tempo gasto na vida profissional é beneficiar também todas as outras áreas da sua vida pessoal.
