Gestão do Tempo é o processo de organizar e planear como o tempo deve ser dividido entre as diversas atividades de uma rotina. Diz respeito à quantidade de tempo despendido para executar cada tarefa do dia a dia.
Uma eficaz Gestão do Tempo requer uma mudança do foco que se dá tanto para as atividades quanto para os resultados. Muitas pessoas associam o “estar ocupado” com produtividade. Na verdade, estar ocupado não é o mesmo que ser eficaz. Verifique:
Quantas vezes já iniciou diversas tarefas durante o dia e não conseguiu concluir nenhuma? Ou caso tenha conseguido concluir alguma, mas sabe que poderia ter um resultado melhor?
Isso acontece justamente porque, de maneira geral, estamos acostumados a ter que dividir a nossa atenção com um número variado de tarefas que vão surgindo durante a nossa rotina. Sabemos que isso é igual para todos e que no atual mundo corporativo temos que pensar e agir rapidamente. Torna-se, então, imperativo a correta utilização do nosso tempo (pessoal e profissional).
Tal como referiu Peter Drucker “O Tempo é o recurso mais escasso e, a não ser que seja gerido, nada mais pode ser gerido…”
Deixamos de seguida mais algumas dicas que podem ser utilizadas para uma melhor Gestão do Tempo:
agenda tétris
O dia-a-dia já, por si só, pode ser tão corrido se tivermos uma agenda tipo Tétris e / ou permitirmos que as reuniões possam ser marcadas sem qualquer critério ou autorização no nosso calendário.
O andar a alternar reuniões entre o Skype e o trabalho de secretária vai fazer com que não nos concentremos a 100% no que estamos a fazer.
Tente, por isto, bloquear o seu calendário, marcando períodos em que terceiros dificilmente possam ter acesso. Por exemplo, reuniões só após as 11. Assim tem sempre tempo para as preparar ou realizar outras tarefas que o seu trabalho sempre exige. Assim ficará com janelas temporais para reuniões (e tente que sejam de modo virtual).
O que acontece: ganha tempo, os outros ganham tempo…aumentará a sua produtividade.
do not disturb
Esta dica pode levar-nos a pensar nas férias, nos avisos que colocamos nas maçanetas exteriores das portas dos hotéis. Não é bem isso.
Pense então nos seus colegas e em algumas das interrupções que lhe acontecem. Idem no “barulho” que podem fazer. Há sempre uns que são (bem) mais barulhentos do que outros.
E em open space, o que é uma realidade para muitos, pode ser difícil não ser incomodado. Tente arranjar códigos percetíveis para todos que sinalize que está ocupado. Um aviso claro e inequívoco não deixa dúvidas. Pode também usar uns ocultadores que indicam a sua indisponibilidade para assuntos menos urgentes ou colocar um copo voltado ao contrário.
espaços alternativos de trabalho
Há trabalhos que requerem mais concentração e outros que exigem menos. Há profissionais que se concentram melhor e outros que se distraem com mais facilidade.
Há alturas em que é imprescindível estarmos concentrados e o ruído visual, o barulho, os outros a passarem à frente ou atrás, a entrarem e saírem do escritório…tudo a passar no nosso campo de visão e de sensibilidade, pode atrapalhar o trabalho criativo, intelectual ou crítico.
Se o seu lugar habitual de trabalho não lhe permite ter a concentração necessária então mude de espaço. Peça tempo para trabalhar em casa, mude para a sala de reuniões ou recorra a um espaço onde se concentre.
Nos tempos pós-pandemia parece crescer a tendência de podermos trabalhar em mais do que um local e não apenas na mesma secretária de sempre.
diminua os níveis (e as pessoas envolvidas) nas decisões
O que no passado já seria uma boa medida, nos tempos de Covid19 e pós-Covid, ainda é mais importante.
Embora seja difícil de implementar e / ou suavizar os processos burocráticos que nos tomam sistematicamente, o facto de retirar colaboradores nas aprovações faz com que , otimizemos tempo. Simultaneamente reduzimos papelada e outros recursos.
Claro que toda a cadeia deve estar consciente da importância da medida. Claro que todos devem continuar a desenvolver as suas atividades com responsabilidade. Claro que as hierarquias devem tornar claras as suas medidas e estratégias. E não devem restar dúvidas que todo o processo se torna mais rápido.
comunicação assíncrona
Quando recebemos um e-mail não existe problema em pensarmos…”responderei a isso mais tarde, quando me for possível”.
O que ganhamos:
- proporcionamos mais tempo para estarmos concentrados no que estamos a fazer;
- não iremos ser distraídos;
- produziremos uma melhor decisão no que estamos no momento a fazer;
- daremos uma melhor resposta ao dito email.
Um meio de facilitar a comunicação assíncrona, de ter respeito pelos seus colegas ou contactos, é não usar e abusar do “replay all”.
Todos nós já temos muita comunicação síncrona: chamadas por Skype ou telefónicas, grupos de whatsapp ou telagram e outros sistemas que indicam que abrimos as mensagens e que levam o outro lado a exigir uma resposta imediata.
Notem: Não estamos a propor que relaxem e se esqueçam de responder. Nada disso, apenas estamos a criar condições para que aumentem a qualidade e volume de trabalho.
Nota: Dwight D. Eisenhower disse: “Tenho dois tipos de problemas: o urgente e o importante. O urgente não é importante, e o importante nunca é urgente”.
FOMO / FEAR OF MISSING OUT
Para além do “medo” que poderemos ter por não irmos acompanhando as dinâmicas que o Instagram e Facebooks da vida vão tendo ao longo do dia, os emails consomem-nos muito tempo.
Verificarmos, a todo o tempo, qualquer comunicação / mensagem (email, SMS,…), mesmo que seja por um segundo, resulta numa perda de produtividade, numa perca de concentração (esta parece ser cada vez mais um bem escasso).
Todas as interrupções somadas ao longo do dia podem representar vários minutos / horas de trabalho não feito.
Em vez de verificar as mensagens no momento, como fossem um estímulo pavloviano para si, devemos verificá-las em horários predeterminados.
Para o ajudar nesta tarefa existem ferramentas para controlar o acesso à entrada dos emails.
faça pausas planeadas
Está cansado? Faça uma pausa.
A ideia subjacente está em planear as suas pausas. O nosso cérebro tem a capacidade de se concentrar por períodos de 90 minutos de cada vez. Assim sendo, programe-se para ter pausas de 90 em 90 minutos ao longo do seu dia de trabalho.
Uma possível conclusão: uma boa gestão do seu tempo no trabalho fará com que tenha mais tempo de qualidade para a Vida e produza um trabalho de melhor Qualidade.
