Como Potenciar a Produtividade no Local de Trabalho
Segundo o dicionário, produtividade é a relação entre o que é produzido e os meios aplicados na produção. Produtividade é o resultado daquilo que é produtivo, ou seja, do que se produz, do que é rentável. É a relação entre os meios, recursos utilizados e a produção final. É o resultado da capacidade de produzir, de gerar um produto, fruto do trabalho, associado à técnica e ao capital empregado.
O conceito de produtividade pode ser aplicado a todas as áreas de atividade. Se no caso de, por exemplo, estarmos perante uma organização que atua na área industrial, o conceito de produtividade está diretamente ligado à eficiência na produção. Produtividade é a expressão da eficiência de qualquer negócio.
Tenha, no entanto, presente que uma melhoria na produção da sua organização não gera necessariamente melhoria na produtividade do trabalho. De facto, um grande número de organizações ainda hoje não compreende este facto.
É necessário ter em atenção que o conceito de produtividade enão está diretamente relacionado com o ter todo o tempo ocupado. Para se atingir um elevado nível de produtividade é fundamental que a equipa seja capaz de gerir o seu tempo de forma eficiente, estar focada e ser capaz de gerir a energia despendida, de acordo com a importância da tarefa que lhe é atribuída.
Ser produtivo é entregar o máximo, no menor tempo possível, consumindo o menor número de recursos (humanos, materiais e tecnológicos). É importante que os indicadores de produtividade da sua organização sejam bem definidos, tendo por base a sua área de atividade e objetivos a atingir. Toda a equipa deve ter presente as metodologias utilizadas para avaliar a sua produtividade.
Os indicadores de avaliação podem mudar, mas a produtividade será sempre medida tendo em conta o resultado atingido.
Mas como pode potenciar a produtividade no seu local de trabalho?
É essencial saber como aumentar a sua produtividade no seu local de trabalho. Estes tempos exigem que tenha o dobro de rendimento, para conseguir manter-se neste mercado competitivo. Por vezes, é necessária apenas uma pessoa para fazer a tarefa que outrora seria feita por uma equipa. Desta forma, é imprescindível que todos os membros da equipa tenham em consideração alguns aspetos importantes de forma a potenciar a sua produtividade. Deixamos alguns exemplos:
- Estabelecer prazos: Defina um prazo para a conclusão de cada tarefa. Dessa forma, será mais fácil atingir os objetivos a que se propôs.
Separe tarefas, calcule o tempo que pensa dispensar em cada uma e veja onde as pode encaixar no seu horário. Uma boa solução será fazer, em primeiro lugar, as tarefas simples para depois se concentrar nas mais complexas.
Tenha sentido de urgência e no procrastine. É importante não deixar para depois o que pode ser resolvido no imediato.
- Controlar o tempo: controle o tempo que demora a concluir cada tarefa. O objetivo é ficar como uma noção da sua produtividade e descobrir eventuais ineficiências.
Analise onde está a distrair-se. Verifique se não dispensa demasiado dos eu tempo em tarefas menos produtivas como verificar constantemente o seu email e as redes sociais (profissionais e/ou pessoais). Tenha em atenção que estas atividades podem roubar-lhe muito tempo que normalmente não contabiliza.
Assuma a responsabilidade e controle sobre o tempo despendido em cada tarefas.
- Analisar o dia de trabalho: Ao final do dia é importante avaliar o seu dia de trabalho. Anote as tarefas que conseguiu terminar e as que ficaram por fazer. Relativamente às que ficaram por fazer aponte-as e comece a organizar o dia seguinte. Anote os telefonemas que tem de fazer, os emails que deve enviar e os compromissos que tem de cumprir. De manhã, reveja a sua lista de tarefas para ter uma maior clareza e discernimento sobre o que o espera nesse dia. E tente manter-se fiel ao seu plano.
Assuma assim, que não irá levar trabalho para casa e aí terá tempo para dedicar-se à sua vida pessoal. É importante que se verifique um equilíbrio entre o contexto profissional e o contexto pessoal.
- Delegar tarefas: Delegar, explicando claramente objetivos e definindo o plano para apresentação de resultados. Por diversas vezes existem tarefas que podem ser realizadas por outros membros da equipa, como estagiários, um colega que naquele momento esteja com menos trabalho ou até mesmo por alguém mais competente. Ao atribuir tarefas, a sua lista irá diminuir e pode concentrar-se nas tarefes onde é realmente imprescindível.
- Realizar uma tarefa de cada vez: executar tarefas em simultâneo, com objetivo de maximizar o tempo, pode ser contraproducente. Quando alguém tenta gerir duas tarefas simultaneamente, o seu cérebro perde a capacidade de executar ambas com êxito. Por isso, seja disciplinado e foque-se apenas realizar bem uma tarefa. Quando terminar, passe à seguinte.
Não seja multi-task, o foco ajuda a completar rapidamente as tarefas
E, por último, relaxe. Faça pausas na sua rotina de trabalho. É essencial para aumentar a sua produtividade que realize intervalos que possam ajudar a aliviar o stress do trabalho e a melhorar a sua concentração.
As pausas são essenciais para quem quer aumentar a produtividade no trabalho. Por vezes, bastam poucos minutos para “recarregar baterias”. O ideal é realizar intervalos de 15 minutos por cada 90 minutos de trabalho.
Passar muitas horas a trabalhar, sem qualquer pausa, vai conduzi-lo a um elevado desgaste físico e mental o que conduzirá a uma diminuição do seu índice de produtividade.
Uma boa gestão do seu tempo e uma excelente capacidade de organização e planeamento, podem ser fundamentais para aumentar a sua produtividade no trabalho.
A produtividade é, acima de tudo, uma atitude mental. Procura melhorar continuamente o que já existe. Assenta na convicção de que podemos fazer hoje as coisas melhor do que ontem e melhor amanhã do que hoje.
