Como elaborar e a sua importância nas empresas.
Budget é um termo da língua inglesa que significa orçamento. É frequentemente utilizado no meio empresarial para designar o orçamento periódico (normalmente anual) feito por uma empresa, onde são inseridas variáveis de custos, receitas e despesas, definindo um plano de contas.
O orçamento é o instrumento que permite às empresas acompanhar o seu desempenho e assegurar que os desvios do plano sejam analisados e adequadamente controlados. No entanto, na sua base, deve sempre constar um rigoroso planeamento.
“O planeamento consiste em estabelecer com antecedência as ações a serem executadas dentro de cenários e condições preestabelecidos, estimando os recursos a serem utilizados e atribuindo as responsabilidades, para atingir os objetivos fixados” (HOJI, 2000, p. 359).
Importância do budget anual nas empresas
Uma empresa bem organizada reconhece a importância a as vantagens de um bom planeamento das suas atividades e objetivos. As constantes mudanças que se têm verificado no mundo dos negócios, provocadas pela globalização dos mercados, pelas alterações politicas e económicas, exigem cada vez mais às empresas a realização de processos de planeamento estratégico, avaliação e controle.
O orçamento é um instrumento valioso de planeamento e controle das operações das empresas, qualquer que seja o seu ramo de atividade ou dimensão. O orçamento deve estabelecer, de forma precisa, como se espera que decorram os negócios da empresa, num prazo mínimo de um ano, proporcionando uma visão aproximada da situação previsional da empresa.
É através do budget que se estabelecem metas importantes, que deverão ser partilhadas com a equipa de recursos humanos, dando desta forma uma visão clara dos objetivos gerais e específicos que a empresa pretende atingir.
Vantagens da realização do budget anual
- A elaboração do budget exige que sejam fixados, de forma concreta, os objetivos gerais e específicos da empresa, no seu geral, bem como de cada departamento;
- Exige que os objetivos fixados sejam mensuráveis, ou seja, exige que os mesmos sejam quantificados em valor e em tempo (obriga que seja atribuída uma data para a realização os objetivos);
- Exige que sejam delineadas as tarefas de cada membro da equipa, estando definidas as responsabilidades de cada membro;
- Não permite a microgestão por parte dos administradores, ou seja, verifica-se a delegação de tarefas, afastando a administração das operações diárias;
- A realização de um orçamento geral que englobe os orçamentos de cada departamento faz com que os membros de todas as equipas trabalhem em conjunto para a obtenção dos objetivos comuns.
Limitações da realização do budget anual
- Fiabilidade: Os valores que constam no budget são somente estimativas e estão sujeitos a erro;
- Monitorização: O budget carece de monitorização constante e deve ser adaptado às circunstâncias;
- Custo vs. Beneficio: a realização de um budget acarreta custos para a empresa, nomeadamente no que diz respeito ao custo associado ao tempo que a gestão e a equipa se encontra afeta à realização do budget.
As empresas devem realizar uma avaliação do custo e do beneficio que a realização do budget anual traz para a sua organização.
- Nem todas as empresas possuem recursos para implementar um sistema adequado que lhes permita atingir os objetivos traçados no budget realizado;
- As dificuldades e os ajustes realizados ao budget geram desconfianças em relação ao resultado previsional.
Como elaborar o seu budget anual?
Se, após a realização da análise custo-benefício, verificou que o melhor para a sua empresa é a realização de um budget, deixamos de seguida algumas dicas para a sua elaboração:
- Proveitos: defina de forma concreta todas as fontes dos seus proveitos, seja eles de cariz operacional, financeiro e /ou extraordinário.
Um dos pontos mais importantes do orçamento é a previsão de vendas, que deverá ter em conta os aspetos internos e externos à empresa.
Internamente deve ser realizado um levantamento criterioso da capacidade produtiva (e verificar se a mesma está alinhada com os objetivos de vendas traçados), e verificar se a mão de obra disponível e se a mesma está qualificada para atingir a produtividade com a qualidade pretendida. Deve ainda realizar-se uma analise à equipa de gestão e verificar se a mesma é adequada.
Externamente deve ser analisado o mercado onde se insere a atividade da empresa: os seus principais concorrentes, as tendências da procura e o ambiente politico e legal.
Defina ainda qual o amento que prevê, no próximo ano, no que diz respeito aos seus proveitos. Seja otimista, mas realista. Defina a sua estratégia comercial de forma a conseguir atingir os proveitos definidos.
- Custos fixos: deverá ter em atenção todos os custos fixos que prevê na sua empresa no próximo ano.
Exemplo: rendas, salários, seguros, comunicações, custos com contabilidade da empresa etc.
Relativamente à análise a realizar com o custo com recursos humanos tenha presente se, para atingir os objetivos a que se propõe, a sua empresa não terá que proceder á contratação de novos recursos humanos. Esse custo adicional deverá ser tido em consideração.
- Custos variáveis: defina, de forma mais concreta possível, os custos variáveis que são expectáveis no próximo ano.
Exemplo: Água, gás, material de escritório, matéria-prima, deslocações e marketing.
- Investimento: analise se a sua empresa necessita da realização de investimentos no próximo ano. Sejam eles de cariz corpóreo, como obras de adaptação do espaço, hardware, equipamentos, ou se cariz incorpóreo, como software ou estudos;
- Defina objetivos: depois de realizar um levantamento cuidado dos proveitos e custos previsionais para o próximo ano, definia de forma mensurável os objetivos que pretende que a sua empresa atinja no final do próximo ano
Exemplo: Atingir, em 2018, uma taxa de internacionalização do meu volume de negócios, de 15%.
O orçamento deve representar a materialização de uma estratégia, ou seja, deve colocar em prática a missão de uma empresa.
