Quantas vezes no nosso dia a dia dizemos que o tempo passa rápido demais, e que precisaríamos de mais algumas horas no dia para terminar todas as tarefas a que nos propusemos no início do dia?
Problemas com gestão do tempo são comuns, principalmente no mundo empresarial, onde temos que aprender a gerir o tempo necessário à realização de cada tarefa bem como, contar que durante o dia podem surgir situações inesperadas, que podem alterar por completo a nossa agenda.
O facto de dispormos de mais tempo livre para a realização das nossas atividades não significa, na maior parte das vezes, que consigamos realizar um maior número de atividades. Atividades que, em média, poderiam ser executadas em duas horas, demorariam um dia a ser executadas caso dispuséssemos desse tempo. Acabamos, muitas vezes, por utilizar o nosso tempo na realização da mesma atividade, quando poderíamos emprega-lo na realização de outras tarefas.
É fundamental equilibrar o trabalho com o tempo disponível uma vez que o tempo é imutável e o trabalho é flexível, podendo ser moldado, reformulado e dividido.
De seguida deixaremos algumas dicas em como pode gerir melhor o seu tempo e aumentar a sua produtividade profissional:
Planeamento
Defina a sua agenda e as atividades a realizar no dia seguinte. Defina prioridades e foque-se na sua concretização. Acione na sua agenda as tarefas a realizar por ordem de importância e execute-as por essa ordem. Lembre-se que nem tudo o que é Urgente é Importante e vice-versa. Tente resolver primeiro os problemas maiores e fique liberto para depois resolver os mais pequenos.
Flexibilidade
Tenha a destreza de alterar a sua agenda, sempre que surgem atividades mais importantes, sem perder o foco no que realmente é importante. Tenha consciência que podem surgir vários imprevistos ao longo do dia, mas que é importante sabermos definir a sua ordem de importância. Para os clientes tudo é urgente e extremamente importante. cabe-lhe a si classificar e pesar as duas referências.
Delegar
Experimente delegar as tarefas que podem, pro exemplo, ser realizadas por outros membros da equipa. Delegar, aliás, é uma função importante de quem tem cargos de liderança. Certamente que possui membros na sua equipa com habilitações para a realização de determinadas funções. Você deixará de se sentir tão sobrecarregado e o colaborador poderá assumir novos desafios.
Assuma apenas as tarefas que tem a certeza que conseguirá realizar. Se prometeu cumpra.
Automatizar processos
Existem no mercado diversas ferramentas com o objetivo de minimizar os processos das empresas. É o caso dos sistemas de alertas, das agendas eletrónicas, de organização de emails. Etc. através da Zapier, pro exemplo, é possível integrar diversas aplicações web, como é o caso da integração entre a aplicação ASANA (gestão de tarefas) e a aplicação Pipedrive (gestão de tarefas). Tudo pensado com o objetivo de minimizar o tempo que gasta com a execução de diversas tarefas consideradas secundárias.
Execute uma tarefa de cada vez
Executar tarefas em simultâneo, com objetivo de maximizar o tempo, pode ser contraproducente. Quando alguém tenta gerir duas tarefas simultaneamente, o seu cérebro perde a capacidade de executar ambas com êxito. Por isso, seja disciplinado e foque-se apenas em realizar bem uma tarefa. Quando terminar, passe à seguinte.
Não seja multi-task, o foco ajuda a completar rapidamente as tarefas
Conciliação entre vida profissional e vida pessoal
Tente separar os contatos pessoais dos profissionais e saber utilizar o tempo que dispensa com cada um. Um desequilíbrio nesta gestão dos contactos pessoais e profissionais pode tornar o seu dia muito menos produtivo. Durante o seu dia de trabalho limite o tempo que dispõe para resolver assuntos pessoais de forma a se conseguir “libertar” das suas responsabilidades profissionais assim que dá por terminado o seu dia de trabalho.
E recorde: não é producente passar horas e horas só a trabalhar. A gestão de tempo é fundamental para que consiga ter momentos de descanso sem pensar nas tarefas que não conseguiu realizar por falta de tempo.
Cada vez mais, a gestão do tempo é algo de extrema importância na rotina diária das pessoas e das empresas. Fazer uma boa administração do tempo é fundamental para garantir o andamento das atividades de forma eficiente. Por outro lado, a má gestão do tempo pode trazer diversos prejuízos para a empresa, afetando a produtividade, os prazos de entrega, produtos com baixa qualidade e principalmente falta de credibilidade frente aos clientes.
