“Quanto mais você puder fazer o simples, melhor. Não faça reuniões.

As empresas fazem reuniões quando não sabem o que fazer ou quando querem dividir uma responsabilidade.”

Abílio Diniz, fundador do Pão de Açúcar

 

Nunca foi tão fácil organizar e participar em reuniões. Zooms, Skypes, Google Meetings… A criação de plataformas para reuniões foi resultado (benéfico) de dois anos de pandemia.  Mas fazer reuniões está no nosso ADN.

Poderemos arranjar múltiplos tipos de reuniões:  internas, formais, informais, com Clientes ou Fornecedores, presenciais, por canais digitais…

Mas há uma regra que nos deve guiar. As reuniões devem ser reconhecidas como uma oportunidade relevante para:

  • debater ideias,
  • coordenar tarefas,
  • traçar caminhos
  • tomar decisões.

Se nenhum dos quatro pontos acima acontecer, podem ser uma perda de tempo.

 

Alguns cuidados do lado do Organizador

 

Objetivos estão definidos e são claros

Antes de organizar qualquer tipo de reunião, deve definir -se “sem que existam dúvidas” os objetivos (ou a razão) que a Empresa procura atingir: é a reunião regular de início da semana; trata-se de uma reunião com Clientes / Fornecedores; de apresentação de um novo produto ou serviço; de resolução de problemas provenientes de um novo produto no mercado, etc.

Identifique que tipo de reunião vai propor e veja quem é mesmo indispensável estar presente.

Informar todos os participantes com a devida antecedência

As reuniões regulares já devem estar no calendário de todos. Para as reuniões extraordinárias pede-se, sempre que for possível, que tenham um aviso prévio de 24horas. Assim haverá tempo para preparar essa reunião e cancelar algum compromisso que possa estar sobreposto.

Horário, duração e intervalos

Antes de marcar estas reuniões, deve conhecer quem vai estar presente. Passo a explicar: país de família podem ter dificuldade em determinados horários. Por exemplo, reuniões por canais digitais podem ser mais complicadas no início ou final do dia (crianças a sair ou a chegar).

Particularmente eu gosto de reuniões cedo ou antes do almoço. No primeiro caso, atrapalham menos o resto do dia. No segundo caso, fazem com que sejam curtas…todos temos fome.

Indique o tempo estimado de duração da reunião. Todos temos outros compromissos.

Em reuniões longas preveja a existência de intervalos. Se forem poucos participantes, tente acordar um tempo de intervalo. Se forem muitos, o organizador decide.

Escolher o melhor local para a reunião

Há reuniões que podem (ou devem) ser feitas fora do ambiente de trabalho. Há outras, pelo facto de se pretender que sejam breves, podem até ser feitas até de pé. Ninguém gosta de ficar de pé.

A reunião carece de catering? De Internet? Há cadeiras e mesa para todos? Há necessidade de equipamento audiovisual? Está pensado para o final um espaço, se for o caso, um espaço para networking ou de demonstração?

Preparativos

Numa reunião virtual ligue sempre o computador cerca de cinco minutos antes da reunião começar.

Numa reunião presencial pede-se também a todos que cheguem com antecedência. Os cumprimentos de circunstância e os comentários de futebol ficam para esse período. Assim, começamos à hora certa.

Ao anfitrião pede-se que chegue ainda um pouco cedo. Pode assim verificar se está tudo como é necessário e rever (ou alterar) os pontos que levaram a essa reunião. Fica assim com tempo para dar as boas-vindas a todos.

Conduzir a reunião e partilha de tarefas

Quem conduz a reunião deve ter o cuidado para que a mesma mantenha o foco e o guião. Guie a conversa com base numa agenda previamente definida e conhecida por todos. E, sempre que se desviarem do tema, volte à agenda para garantir que todos os pontos são devidamente tratados.

Para além da pessoa que lidera a reunião pode haver a necessidade de uma outra que tire notas.

No final da reunião deixe claro as próximas etapas e atribua as tarefas necessárias.

Pode também, com todos (ou parte), discutir que aspetos melhorar para as próximas reuniões.

Partilhar todos os documentos e conclusões

Partilhe os documentos ou conclusões da reunião com os participantes e, eventualmente,  com os que estarão envolvidos.

 

Alguns cuidados do lado do Participante

 

São claros os objectivos da reunião para a qual foi convocado? Não sendo, verifique com o organizador quais são os objectivos. Pode dar-se o caso de precisar de preparar algum documento.

Existe alguma razão específica para estar presente? Qual é que deve ser a sua contribuição? Se é simplesmente um meio de o manter actualizado, considere se existem outras formas de o conseguir.

É a pessoa certa para participar na reunião? Domina o assunto? Já estão presentes outras pessoas do seu departamento? Há uma pessoa mais apropriada que possa comparecer no seu lugar?

Precisa de estar presente para a totalidade da reunião? Pode, por exemplo, após os pontos onde a sua presença é necessária, sair de forma educada e silenciosa, mantendo-se, se possível ou necessário, contactável para alguma dúvida ou reforço de posição de ponto de vista.

Por fim, se um dos principais objetivos da reunião é para a construção de relações, esteja presente. Esse tempo de networking e consolidação de relacionamentos é importante.

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