Gestão do Tempo é o processo de organizar e planear como o tempo deve ser dividido entre as diversas atividades de uma rotina. Diz respeito à quantidade de tempo despendido para executar cada tarefa do dia a dia.

Uma eficaz Gestão do Tempo requer uma mudança do foco que se dá tanto para as atividades quanto para os resultados. Muitas pessoas associam o “estar ocupado” com produtividade. Na verdade, estar ocupado não é o mesmo que ser eficaz. Verifique:

Quantas vezes já iniciou diversas tarefas durante o dia e não conseguiu concluir nenhuma? Ou caso tenha conseguido concluir alguma, mas sabe que poderia ter um resultado melhor?

Isso acontece justamente porque, de maneira geral, estamos acostumados a ter que dividir a nossa atenção com um número variado de tarefas que vão surgindo durante a nossa rotina. Sabemos que isso é igual para todos e que no atual mundo corporativo temos que pensar e agir rapidamente. Torna-se, então, imperativo a correta utilização do nosso tempo (pessoal e profissional).

Tal como referiu Peter Drucker “O Tempo é o recurso mais escasso e, a não ser que seja gerido, nada mais pode ser gerido…”

São infindáveis as boas práticas para gerir melhor o nosso (e o dos outros) tempo. Estes conselhos que agora apresentamos, com muitos outros, têm a particularidade de não envolver tecnologia, ou seja, podem ser colocados em prática facilmente e por todos.

Um dado importante é que algumas das boas práticas apresentadas podem ser aplicadas em casa.

Deixamos de seguida mais algumas dicas que podem ser utilizadas para uma melhor Gestão do Tempo:

 

Desligar a televisão

Há pessoas que se sentem acompanhadas pela televisão. Não colocamos isso em dúvida. Mas se pensarmos, nesta atura de teletrabalho, mais ou menos obrigatório, uma televisão ligada é sempre mais um foco que impede a nossa concentração.

Proponho-vos um pequeno exercício: veja menos uma hora por dia de televisão. São 30h

Este ganho de 30h mensais na sua vida podem representar dois ou três livros lidos.

 

acorde mais cedo (ou saia de casa mais cedo)

Há quem por imperativos familiares não pode sair de casa mais cedo. Mas todos podemos acordar mais cedo.

Este tempo extra que ganha pode ser utilizado para fazer exercício, ler, assistir a um curso onlie, a responder a emails…

 

compromissos desnecessários

Uma das formas mais eficazes de ganhar tempo é eliminar os compromissos que são um desperdício do seu tempo. Identifique-os e não os programe no seu calendário. Se estão marcados, tente desmarcá-los de forma educada.

Nestes dias de Zoom é fácil marcar reuniões para tudo e para nada. Serão mesmo necessárias? Haverá a necessidade de você estar em todas?

 

otimize as deslocações (ou síndrome da barata tonta)

Quando marca as suas reuniões no exterior tente agendar mais do que uma tarefa para essa rota. Verá que ficará com o dia mais produtivo.

 

siga o seu ritmo (ou ritmo ultradiano)

O termo ritmo ultradiano foi cunhado pelo cientista israelita Peretz Lavie.  Simplificando a ideia que ele nos transmite: devemos concentramo-nos quando os nossos níveis de energia são mais elevados e descansar (ou executar tarefas menos exigentes ) quando eles são mais baixos.

Um outro dado a ter em conta: nem todos temos o mesmo ciclo de energia. Há quem o tenha pela manhã e outros de tarde. Há quem diga que tem “pilha” para todo o dia, o que pode ser duvidoso, e que nunca a tenha.

Estes últimos podem estar a fazer algo para o qual não estão capacitados ou precisamente o contrário, estarem a ser subaproveitados.  Pode haver assim a necessidade de os alocar a outra tarefa, ajustada às expectativas e capacidades.

 

faça uma sesta

Quando sentir que está a arrastar-se, faça uma sesta curta, de preferência à tarde. Não só recarrega as suas baterias, esta pausa pode melhorar a memória, o estado de alerta, e a criatividade.

Mas a boa gestão de tempo, como disse no início, pode começar em casa. Naturalmente estas próximas dicas podem envolver outras pessoas e, assim, a sua aplicabilidade pode não ser possível

 

“Dias de manutenção”

Esta dica pode ser usada dentro e fora do escritório.  Na sua casa pode definir os dias de limpeza, máquina da roupa, ir às compras, etc. Desta forma, estas tarefas não ecoam na sua cabeça quando trabalha em assuntos mais urgentes.

Já no trabalho, pode olhar para o seu arquivo de papéis com recortes de jornais, cartões e tudo o que pode estar lá dentro e responder para si: tratado, a tratar e lixo.

A necessidade de gerir melhor o nosso tempo é algo cada vez mais importante. Boas decisões e boas práticas levam-nos a ter dias melhores.

 

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