A produtividade é a qualidade daquilo que é produtivo. De acordo com o Dicionário da Língua Portuguesa da Porto Editora, trata-se da eficiência na produção de algo, isto é, do rendimento, ou da relação entre uma determinada quantidade produzida e do(s) fator(es) necessário(s) para a obter.
Na economia, a produtividade é a relação entre aquilo que é produzido e os meios empregues (mão-de-obra, materiais, energia, etc.). Por isso, associa-se a produtividade à eficiência e ao tempo: quanto menor for o tempo levado para obter o resultado pretendido, mais produtivo será o sistema.
A melhor produtividade constitui maior rentabilidade para uma empresa. É nesse sentido que a gestão da qualidade contribui para que uma empresa consiga incrementar a sua produtividade.
Mas como conseguir obter e gerir a produtividade? Quais as melhores estratégias a seguir? Deixamos de seguida algumas considerações:
CRIE UMA LISTA DE TAREFAS ABRANGENTE
É realmente fácil desviar-se do caminho traçado mesmo quando a pessoa em questão é ótima em realizar multitarefas. Realizar uma lista com as tarefas a realizar ajuda a visualizar o dia de trabalho e a organizar a forma mais eficaz de as realizar. O importante é realizar a lista tendo por base a importância de cada tarefa e o timing expectável para a sua realização.
Realizar a lista de tarefas na noite anterior e iniciar o dia com a realização das tarefas prioritárias e uma excelente dica para que o seu dia de trabalho seja efetivamente produtivo. Se for necessário realize pausas durante o dia que o ajudem a recuperar o foco.
DIGA NÃO AO MULTITASKING
Executar tarefas em simultâneo, com o objetivo de aproveitar o tempo ao máximo, pode ser contraproducente. São cada vez mais os estudos que sugerem que desempenhar duas ou mais tarefas ao mesmo tempo pode prejudicar a produtividade. Isto porque o cérebro apenas se consegue concentrar numa coisa de cada vez. Quando alguém tenta gerir duas tarefas simultaneamente, o seu cérebro perde a capacidade de executar ambas com êxito. Por isso, seja disciplinado e foque-se apenas realizar bem uma tarefa. Quando terminar, passe à seguinte.
ELIMINE DISTRAÇÕES
Eliminar distrações é a primeira coisa a fazer. Quer se encontre no escritório ou a realizar o seu trabalho a partir de casa (onde as distrações podem surgir mais facilmente) crie um sistema de trabalho que elimine o mais possível as distrações. Por exemplo, pode avisar os seus colegas de trabalho que sempre que o seu status da plataforma de comunicação interna for ocupado não poderá ser incomodado, por exemplo.
No seguimento desta linha de pensamento reserve um tempo limitado para as distrações e tarefas favoritas. Defina as tarefas negociáveis e inegociáveis. Recompense-se por cada tarefa concluída e reserve um tempo limitado para a realização de algo que goste e que lhe permita concentrar-se novamente nas tarefas a realizar.
DÊ PRIORIDADE A UM ESTILO DE VIDA SAUDÁVEL
Diversos estudos realizados demonstram uma relação direta entre saúde e acuidade mental. Reserve um tempo todos os dias para se exercitar e espairecer a cabeça, nem que seja apenas uma caminhada. Pratique uma dieta equilibrada. Cuidar do seu corpo dar-lhe-á a disposição necessária para manter o foco com mais facilidade.
Em tempos de pandemia e de confinamento não negligencie a sua saúde mental e física apostando na prática de um estilo de vida saudável.
DESLIGUE O SEU TELEMÓVEL
Se necessitar de se concentrar profundamente desligue o seu telemóvel temporariamente. Coloque-o fora do seu alcance físico. As ligações e mensagens pendentes poderão ser devolvidas finda a tarefa prioritária. Se tiver um assistente, diga que não quer ser incomodado por uma hora ou o tempo que for necessário para realizar o seu projeto prioritário.
REDUZA O TEMPO GASTO EM REUNIÕES
O excesso de reuniões pode reduzir a sua produtividade. Antes de marcar uma reunião, tenha a certeza de que esta é imprescindível e que não pode ser substituída por um telefonema ou email. Se for, de todo, necessária, deve investir algum tempo na sua preparação (definir o objetivo e o resultado que espera obter; elaborar uma lista com os assuntos que pretende abordar, estabelecendo prioridades; ser criterioso na convocação dos participantes; estipular o local e a hora de início e de fim; enviar a convocatória com antecedência; preparar a sala; e antecipar o que pode correr mal).
ENCONTRE O SEU RITMO
Sente-se mais produtivo no período da manha? Então defina que as tarefas prioritárias devem ser realizadas neste período do dia. A produtividade é alcançada quando cada individuo encontra o seu próprio ritmo.
Procure entender o que contribui para que o seu dia de trabalho decorra de forma mais produtiva. Um bom pequeno almoço, um café, um passeio ao ar livre antes de iniciar o dia de trabalho são alguns exemplos de momentos imprescindíveis de forma a que se consiga manter produtivo desde o momento em que começa a trabalhar até ao final do dia.
